Sie haben sich für Odoo als ERP-System entschieden und suchen nun jemanden, der es für Sie implementiert. Die Website jedes niederländischen Odoo-Partners verspricht Individualentwicklung, persönliche Betreuung und langjährige Erfahrung. Trotzdem verzögert sich ein Teil der Projekte, sprengt das Budget oder liefert nicht, was Sie erwartet haben. Das Problem liegt selten in der Software selbst. Es liegt in der Passung zwischen dem, was Ihr Unternehmen braucht, und dem, was der Partner tatsächlich liefern kann und will. Ein Partner, der perfekt zu einem Logistikunternehmen mit fünfzig Benutzern passt, ist nicht unbedingt der richtige für einen Händler mit fünf Mitarbeitern, der vor allem seinen Onlineshop anbinden möchte. In diesem Artikel gehen Sie die vier Kriterien durch, die den Unterschied machen: die technische Spezialisierung, die Arbeitsweise, die Transparenz bei Kosten und Zeitplan und die Unterstützung nach dem Go-live.
Wählen Sie einen Partner mit nachweisbarer Erfahrung in Ihrer Branche oder Ihrem Prozess
Odoo besteht aus Dutzenden Modulen, die Sie auf tausend Arten einsetzen können. Bei einer Implementierung für einen Fertigungsbetrieb geht es um das Planning-Modul, die Lagerbewertung und Werkstattaufträge. Bei einer Implementierung für einen Dienstleister geht es um Projektverwaltung, Zeiterfassung und Fakturierung. Beides ist Odoo, erfordert aber unterschiedliches Wissen. Fragen Sie deshalb nach Referenzen aus Ihrer Branche oder mit einem vergleichbaren Prozess. Ein Partner, der zehn Onlineshops eingerichtet hat, weiß, wie Sie Lagerbestände zwischen Kanälen synchronisieren und Versandetiketten automatisieren. Wer das noch nie gemacht hat, wird es während Ihres Projekts herausfinden – und Sie bezahlen diese Lernkurve.
Achten Sie auch auf das Verhältnis zwischen Beratern und Entwicklern. Eine Agentur mit ausschließlich funktionalen Beratern kann Standardprozesse einrichten, kommt aber nicht weiter, sobald Sie eigene Berichte oder eine Schnittstelle zu externer Software brauchen. Eine Agentur mit ausschließlich Entwicklern baut, was Sie verlangen, denkt aber nicht darüber mit, wie sich der Prozess klüger gestalten lässt. Für eine Implementierung, die über den Standard hinausgeht, brauchen Sie beides oder zumindest einen Partner, der bei Bedarf schnell und klar mit externen Spezialisten kommuniziert.
Fakt: Untersuchungen von Panorama Consulting zeigen, dass 61 Prozent der gescheiterten ERP-Projekte auf mangelnde Branchenerfahrung des Implementierungspartners zurückzuführen sind.
Arbeitsweise: Festpreis, Abrechnung nach Aufwand oder hybrid?
Die meisten Odoo-Partner arbeiten nach Aufwand: Sie zahlen pro Stunde, und die Endsumme hängt davon ab, wie viele Stunden anfallen. Das funktioniert, wenn Ihr Umfang unklar ist oder Sie zwischendurch nachsteuern möchten. Der Nachteil: Sie haben vorab keine Garantie für den Gesamtbetrag. Wir arbeiten, wo sich das Projekt dafür eignet, mit einem Festpreis auf Basis eines klaren Umfangs und einer detaillierten Analyse im Vorfeld. Das erfordert mehr Vorbereitung, gibt Ihnen aber Sicherheit. Bei Projekten, deren Umfang noch vage ist oder die Sie schrittweise liefern lassen möchten, kombinieren wir beides: einen Festbetrag für Analyse und Konfiguration, Abrechnung nach Aufwand für Individualentwicklung und Schulungen.
Fragen Sie den Partner, wie er mit Änderungen am Umfang umgeht. Jedes Projekt erfährt unterwegs Anpassungen, aber nicht jeder Partner kommuniziert darüber klar. Manche Agenturen berechnen jede Anpassung, ohne vorab eine neue Preisindikation zu geben. Andere halten Budgetspielraum für kleine Änderungen vor und stimmen sich erst bei größeren Abweichungen ab. Treffen Sie vorab Vereinbarungen zum Verfahren: Was gehört zum ursprünglichen Umfang, was nicht, und wie und wann erhalten Sie ein angepasstes Angebot?
Wo es in der Praxis schiefgeht
Fallstrick 1: Der Partner kennt die Software, aber nicht Ihren Prozess
Ein Implementierungspartner, der an Standardprozesse gewöhnt ist, folgt oft der Logik der Software statt der Logik Ihres Unternehmens. Sie erhalten ein funktionierendes System, das aber nicht zu Ihrer Arbeitsweise passt. Ursache: zu wenig Zeit für Analyse und Prozessdesign. Was Sie dagegen tun: Bestehen Sie auf einer Aufnahmephase, in der der Berater Ihren Prozess erfasst und zurückmeldet, wie er ihn in Odoo abbilden will, einschließlich der Abweichungen und ihrer Folgen. Erst wenn Sie diese Übertragung verstehen, geben Sie den Aufbau frei.
Fallstrick 2: Keine klare Kommunikation über Abhängigkeiten
Viele Implementierungen geraten in Verzug, weil der Partner auf Informationen, Testdaten oder eine Entscheidung von Ihnen wartet, das aber nicht ausdrücklich kommuniziert. Sie denken, das Projekt läuft, der Partner steht still. Ursache: keine klaren Absprachen darüber, wer was wann liefert. Was Sie dagegen tun: Verlangen Sie einen Projektplan mit Meilensteinen und Abhängigkeiten. Sorgen Sie für wöchentlichen Kontakt, zum Beispiel einen festen Termin am Montag oder Donnerstag, damit Blockaden schnell sichtbar werden.
Fallstrick 3: Zu wenig Aufmerksamkeit für die Datenmigration
Partner unterschätzen oft, wie viel Zeit die Datenmigration kostet. Ihr altes System enthält tausend Kunden, zehntausend Produkte und fünf Jahre Auftragshistorie. Diese Daten müssen bereinigt, strukturiert und importiert werden, und das klappt selten auf Anhieb. Ursache: Die Datenmigration wird erst spät im Projekt angegangen, wenn sich zeigt, dass die alten Daten nicht sauber genug sind. Was Sie dagegen tun: Besprechen Sie die Datenmigration in der Aufnahmephase und planen Sie eigene Zeit und ein eigenes Budget dafür ein. Führen Sie zur Projekthälfte einen Testimport durch, damit Sie Probleme früh erkennen.
Transparenz bei Kosten und Durchlaufzeit
Fordern Sie ein aufgeschlüsseltes Angebot an. Ein Betrag von 15.000 € für eine Odoo-Implementierung sagt wenig, wenn Sie nicht wissen, wie viele Stunden darin stecken, für welche Module und was nicht enthalten ist. Ein gutes Angebot schlüsselt auf: Analyse und Konzeption, Konfiguration pro Modul, Datenmigration, Schulungen, Dokumentation und Nachbetreuung. So sehen Sie, wohin das Budget fließt, und können Entscheidungen treffen. Sie möchten die Daten selbst migrieren? Dann spart das einige Tausend Euro. Sie brauchen keine Individualentwicklung? Dann geht die Implementierung deutlich schneller.
Achten Sie auch auf die Durchlaufzeit. Eine Implementierung der Basismodule für ein Unternehmen mit zehn Benutzern dauert im Schnitt sechs bis zehn Wochen, abhängig von der Komplexität Ihrer Prozesse und der Verfügbarkeit Ihres Teams. Eine Implementierung mit Individualentwicklung, Schnittstellen und Migration von Altdaten kann drei bis sechs Monate dauern. Versprechen wie „live in vier Wochen“ klingen verlockend, sind aber nur realistisch, wenn Sie mit Standardeinstellungen auskommen und bereit sind, Ihren Prozess an die Software anzupassen. Fragen Sie nach den kritischen Abhängigkeiten und nach der Planung der wichtigsten Meilensteine, etwa der Bereitstellung der Testumgebung und dem Go-live.
Unterstützung nach dem Go-live: Wer löst Probleme?
Eine Implementierung endet nicht mit dem Go-live. In den ersten Wochen nach dem Start tauchen Fragen auf: Wie bucht man eine Gutschrift, wie ändert man einen Verkaufspreis, warum kommt diese E-Mail nicht an? Manche Partner bieten einen Monat kostenlose Nachbetreuung, andere rechnen ab dem ersten Tag nach Stunden ab. Fragen Sie vorab, wie der Support geregelt ist: per E-Mail, Telefon oder Ticket, mit welcher Reaktionszeit und zu welchem Stundensatz. Prüfen Sie auch, ob Sie einen festen Ansprechpartner haben oder jedes Mal mit einem anderen Berater sprechen.
Denken Sie über den ersten Monat hinaus. Odoo bringt zweimal im Jahr eine neue Version mit Verbesserungen und neuen Funktionen heraus. Ein Upgrade ist nicht verpflichtend, aber wenn Sie eigene Module haben, müssen Sie diese testen und gegebenenfalls anpassen. Fragen Sie den Partner, wie er mit Upgrades umgeht: Ergreift er die Initiative oder müssen Sie danach fragen? Was kostet das? Und wie lange bleibt Support für eine alte Version verfügbar? Ein Partner, der rechtzeitig über Upgrades und technische Schulden mitdenkt, verhindert, dass Sie in zwei Jahren auf einer veralteten Version ohne Support festsitzen.
Hinweis: Ein Supportvertrag kostet im Schnitt 10–15 Prozent der Implementierungskosten pro Jahr, abhängig von der vereinbarten Reaktionszeit und Verfügbarkeit.
Planen Sie zuerst ein Kennenlerngespräch, nicht gleich ein Angebot
Der beste Weg, einen Partner zu prüfen, ist ein Erstgespräch. Nicht, um sofort ein Angebot zu erhalten, sondern um zu sehen, ob der Partner Ihren Prozess versteht, kritische Fragen stellt und Alternativen vorschlägt. Ein guter Berater fragt, warum Sie sich für Odoo entscheiden, wo Ihr aktuelles System nicht ausreicht, welche Prozesse am meisten haken und wer später damit arbeiten wird. Wer innerhalb einer halben Stunde ein Angebot abgeben kann, hat zu wenig nachgefragt. Führen Sie Gespräche mit zwei oder drei Anbietern und vergleichen Sie nicht nur den Preis, sondern auch das Vorgehen und die Chemie. Sie werden monatelang zusammenarbeiten; ist die Kommunikation schon jetzt mühsam, wird sie später nicht besser.
Fragen Sie in diesem Gespräch nach konkreten Beispielen: Wie haben sie einen vergleichbaren Prozess früher gelöst, was ist dabei schiefgegangen und was haben sie daraus gelernt? Ein Partner, der offen über Fallstricke und Fehlschläge spricht, schafft mehr Vertrauen als jemand, der alles einfach aussehen lässt. Prüfen Sie schließlich die Bewertungen bei Google oder auf anderen Plattformen und fragen Sie, ob Sie mit einem bestehenden Kunden sprechen dürfen. Die meisten Partner begrüßen das, und es gibt Ihnen ein realistisches Bild davon, wie das Projekt verläuft und wie sich die Zusammenarbeit anfühlt.
Foto: Marek Lumi auf Unsplash